「コミュニケーションを取る」と「コミュニケーションを図る」
似ているようで、実は微妙に意味が異なるこの2つの表現。ビジネスシーンでは特に、場面に応じて正しく使い分けることが信頼関係や業務のスムーズさに直結します。
この記事では、それぞれの意味の違いや使い方をわかりやすく解説し、具体的な例を交えながら、あなたの“伝える力”をワンランクアップさせるヒントをお届けします！
コミュニケーションをとると図るの意味
コミュニケーションをとるとは
「コミュニケーションをとる」は、相手と直接会話したり、メールやチャットなどでやり取りをすることを意味します。
たとえば、業務連絡をしたり、何気ない雑談を交わしたりと、実際に言葉や行動を通じて相手と意思の疎通を図っている状態のことです。形式や手段を問わず、相互のやり取りが発生している点が特徴です。
ビジネスシーンだけでなく、家庭内の会話や友人同士のLINEメッセージなども「コミュニケーションをとる」に含まれます。
コミュニケーションを図るとは
一方で「コミュニケーションを図る」は、実際のやりとりが行われていなくても、“これから関係を築こう”とする意志や計画的なアプローチを指します。
たとえば、「新しい部署との関係を築くために、飲み会を開く」「上司との距離を縮めようとする」など、具体的な行動を通じて関係性の構築を意識的に進めようとする動きです。
つまり、まだ会話が始まっていない段階でも、その準備や努力そのものが「図る」に当たります。
コミュニケーションをとると図るの違い
「とる」は実際に行動している段階、つまり会話やメッセージのやり取りといった“行動が伴うコミュニケーション”を指します。
一方で「図る」は、その行動の前段階にあたるもので、戦略的・意図的に関係性を築こうとする計画や姿勢を意味します。
たとえば、新たな部署のメンバーと円滑な関係を築こうとランチを企画するのは「図る」、その場で実際に雑談を交わしたり相手の話を聞くのが「とる」です。
言葉のニュアンスの違いと使い分け
この違いは、実際の言葉遣いにも現れます。たとえば、ビジネスメールで「今後も円滑なコミュニケーションを図ってまいります」と書くのは、今後の関係性を築く努力や姿勢を表すため自然です。
一方、「コミュニケーションをとってまいります」と書くと、すでに具体的なやりとりを繰り返す前提となるため、やや唐突に感じられることがあります。
言い換えれば、「図る」は未来志向の意志表示、「とる」は現在進行形や直近の行動にふさわしい表現だと言えるでしょう。
場面に応じて使い分けることで、より的確でスマートな印象を与えることができます。
コミュニケーションをとる使い方
具体的なあいさつの例
「おはようございます」や「お疲れ様です」など、日常の声かけは立派なコミュニケーションです。
こうした一言は、職場の空気を柔らかくし、人間関係の潤滑油として重要な役割を果たします。
とくに新しいメンバーが加わった時や、普段あまり話さない相手に対しても積極的に声をかけることで、距離を縮めるきっかけになります。
「今日は寒いですね」「昨日の件、助かりました」など、季節や出来事に触れるあいさつも有効です。
相手への配慮を示す方法
「急がなくて大丈夫ですよ」「何かあればすぐ相談してください」といった言葉は、相手の状況に気を配っているというサインになります。
これにより、相手は安心感を持って行動できるようになります。
忙しい時期に「無理しないでくださいね」と一声かけるだけでも、信頼関係が深まります。
また、トラブルがあった際に「こちらでフォローしますから心配しないでください」など、思いやりのある言葉を加えることで、チームの一体感が高まります。
質問を通じたコミュニケーションの取り方
「この部分、どう思いますか？」という質問は、相手の意見を尊重し、会話のキャッチボールを生み出す重要な手段です。単に情報を引き出すだけでなく、「その考え、面白いですね」「自分にはなかった視点です」といったリアクションを加えると、より深い対話が生まれます。
また、「最近の仕事、やりづらくないですか？」などのオープンクエスチョンを使うことで、相手が話しやすい雰囲気を作ることもできます。
質問をうまく使えば、相手の価値観や考え方を理解する助けにもなります。
コミュニケーションを図る技術
効果的な自己開示の方法
自分の情報を少しずつシェアすると、相手も心を開きやすくなります。
たとえば、趣味や休日の過ごし方、ちょっとした失敗談など、無理のない範囲でプライベートな内容を話すことで、相手は「自分も話していいんだ」と感じ、警戒心を解きやすくなります。
特に初対面の場面や新しいチームでの交流では、最初の一歩としてとても効果的です。
また、自己開示は一方的であってはいけません。相手の反応を見ながらバランスよく行うことが、信頼関係を築くためのポイントです。
信頼関係を構築するための表現
「いつもありがとうございます」「助かってます」といった感謝の気持ちを表現することが大切です。
これらの言葉は、相手の行動や存在に対するリスペクトを示す手段であり、日々の積み重ねが大きな信頼につながります。
たとえば、会議で意見を出してくれたメンバーに対して「〇〇さんの意見、すごく参考になりました」と一言添えるだけで、相手のモチベーションは大きく変わります。
また、困ったときにサポートしてくれた同僚に「本当に助かりました」と素直に伝えることで、良好な人間関係を育むきっかけになります。
部下とのコミュニケーション向上法
定期的な1on1ミーティングや、気軽な雑談タイムの導入が効果的です。1on1では業務の進捗確認だけでなく、部下の悩みや将来のキャリアについても丁寧に耳を傾けることが重要です。
雑談タイムは、たとえばランチ後のコーヒーブレイクや週末の出来事を話す時間を意識的に作ることで、心理的な距離を縮める助けになります。
また、部下の話を遮らずに聞く姿勢を持つことで、信頼感が高まり、報連相が活発になるという相乗効果も期待できます。
さらに、日頃から「ありがとう」「助かったよ」といった小さな声かけを忘れないことで、部下のモチベーション維持にもつながります。
積極的にコミュニケーションを図るための環境作り
フリーアドレスやオープンスペースの導入も、自然な会話を促進します。
固定席をなくすことで、日替わりでさまざまな人と隣り合う機会が生まれ、業務を超えた交流が活発になります。
また、社内カフェやスタンディングデスクなど、カジュアルなスペースを設けることで、立ち話のような短時間のやり取りがしやすくなります。
こうした環境は、業務連絡だけでなく、アイデアや悩みを共有しやすい風通しの良い社風づくりにも貢献します。
さらに、オンライン環境ではバーチャルオフィスの導入や、雑談専用チャットの設置も効果的です。
職場でのコミュニケーションの重要性
生産性を向上させるコミュニケーション
情報共有がスムーズになることで、仕事の無駄を減らすことができます。
たとえば、業務内容をしっかりと伝えることで、二重作業ややり直しを避けることができ、結果的に時間やコストの節約につながります。
また、タスクの進捗や問題点をリアルタイムで共有することで、早期対応が可能となり、チーム全体のスピード感も向上します。
コミュニケーションが活発な職場では、誰がどの業務を担当しているかが明確になり、協力体制も自然と整いやすくなります。
仕事における意思疎通の効果
誤解を防ぎ、チームの一体感を高める効果も期待できます。たとえば、曖昧な指示や情報不足が原因で作業が滞ることを防ぎ、業務の質が安定します。
さらに、意見の違いやトラブルが発生した際にも、日ごろから円滑なコミュニケーションが取れていれば、冷静に対処しやすくなります。
結果として、信頼関係が築かれ、チーム内での心理的安全性が高まり、より自由に意見を出し合える風土が育まれていきます。
日本語と英語における表現の違い
職場で使える英語表現
「Let’s touch base later.（あとで話しましょう）」など、英語にも独自の言い回しがあります。
他にも「Keep me in the loop.（進捗を随時教えてね）」「Circle back to me.（後で再確認して）」など、日常のビジネス会話でよく使われる表現が数多く存在します。
これらの表現は、単なる情報伝達にとどまらず、相手との関係性やニュアンスを含んだ、柔らかくも効率的なコミュニケーションを可能にします。
英語表現のバリエーションを知ることで、異文化環境でも自信を持ってやり取りができるようになります。
ニュアンスを理解するための解説
英語では”communicate”という単語が広く使われますが、その背景には“積極的に意見を交わす”という文化もあります。
日本語では「空気を読む」「察する」といった間接的な伝達が重視される場面が多い一方で、英語圏では自分の考えや感情をはっきりと言葉にすることが求められます。
たとえば、ミーティング中に黙っていることは賛成と受け取られず、「意見がない」「参加していない」と見なされることもあります。
この違いを理解していないと、グローバルな場面で誤解を招く恐れもあります。だからこそ、英語の表現力とともに文化的背景への理解も深めることが重要です。
コミュニケーション能力向上のための努力
苦手克服法
いきなり上手に話そうとせず、まずは相手の話をしっかり聞くことから始めましょう。特に、話し上手になるためには、まず「聞き上手」になることが大切です。相手の話を丁寧に受け止め、あいづちやリアクションを交えながら聞くことで、自然な流れで会話に参加できるようになります。
また、無理に話題を作ろうとせず、相手の言葉から質問を返したり、感想を添えるだけでも十分です。
最初のうちは短い会話でも構わないので、「話すこと」よりも「会話に慣れること」を意識しましょう。
効果的な方法と実践例
ロールプレイや、反省ノートを活用することで、少しずつスキルを磨くことができます。
たとえば、家族や信頼できる友人に協力してもらい、日常会話をロールプレイ形式で練習するのは非常に効果的です。
実際の場面を想定することで、自分の癖や改善点に気づきやすくなります。
また、会話後に「話せてよかった点」「言いそびれた点」などを反省ノートに書き出すと、次回に活かしやすくなります。
さらに、スピーチ練習アプリやコミュニケーション講座を活用することで、自信と表現力を同時に高めることができます。
小さな成功体験を積み重ねることで、徐々に苦手意識を克服できるでしょう。
まとめ
「とる」と「図る」の違いを理解することで、より適切で戦略的なコミュニケーションが実現できます。
単に言葉を交わすことだけが目的ではなく、相手との関係性をどのように深めていくか、どんなタイミングや方法でアプローチするのがベストなのかを考える視点が求められます。
とくにビジネスシーンでは、信頼関係を築くには時間と工夫が必要です。「とる」はその場の対話力を、「図る」は中長期的な関係構築力を問われる場面。つまり両者は切り離せない関係であり、互いを補い合う存在です。
この2つの概念をうまく使い分けられるようになることが、信頼や成果につながる第一歩と言えるでしょう。
